Zákaz přesměrování školních mailových schránek

Na AMU se postupně zavádí zákaz přesměrování školních mailových schránek na mailové adresy mimo AMU, a to pro zaměstnance (THP) a pedagogy. V článku níže bychom vám rádi vysvětlili, proč jsme se k tomuto kroku rozhodli, stejně jako další vysoké školy v České republice.

Důvody zákazu

Bezpečnost

Naše školní mailové systémy jsou navrženy tak, aby chránily citlivé informace o našich studentech, zaměstnancích a škole samotné. Když si automaticky přesměrováváte všechny své školní maily na své adresy mimo AMU, vystavujete se riziku, že se tyto informace dostanou do nesprávných rukou. Jiné mailové účty nemají vždy stejná bezpečnostní opatření jako naše systémy, což zvyšuje riziko ztráty nebo zneužití dat.

Legislativní důvody

Existují také právní důvody, proč omezujeme přesměrování mailů. Podle zákonů o ochraně osobních údajů (GDPR) musíme zajistit, aby byly všechny citlivé informace uchovávány a zpracovávány v souladu s přísnými pravidly. Přesměrování mailů na adresy mimo AMU by mohlo vést k porušení těchto zákonů a potenciálně způsobit právní problémy.

Doručitelnost a vyšetřování incidentů

Při používání školních mailových schránek máme možnost sledovat, zda byly zprávy doručeny, a vyšetřovat případné bezpečnostní incidenty. Například pravidelně monitorujeme kapacitu vašich školních schránek a v případě, že se blížíte k jejímu limitu, situaci s vámi proaktivně řešíme. To nám umožňuje rychle identifikovat a řešit problémy a zajistit, že všechny vaše zprávy jsou doručovány bezpečně a včas.

Realizace zákazu

Zákaz přesměrování vychází z Výnosu rektorky 04/2025 - Pravidla pro užívání uživatelských účtů na AMU, článek 7 - E-mailová komunikace, bod 4.

Realizován je technickým opatřením, které zabraňuje přesměrováním na adresy mimo AMU fungovat. Zároveň jsou k uvedenému datu všechna vaše existující přesměrování na mailové adresy mimo AMU automaticky zrušena.

Často kladené otázky

Kde získám více informací o školní schránce a jak do ní mohu přistupovat?

Podrobnější informace o školní schránce najdete v článku věnovanému službě Microsoft Outlook/Exchange. Pro přístup do školní schránky můžete využít Outlook na webu, klienta Outlook pro Windows, MacOS, Android i iOS. Dále můžete využít i aplikace třetích stran, ale pouze ty, které podporují protokol Microsoft Exchange.

Když nepracuji denně se školní schránkou, mohu alespoň dostávat na svůj mail upozornění o nově doručeném mailu?

Bohužel náš mailový systém toto neumožňuje, protože se k takovému pravidlu chová stejně jako k přesměrování. Jedná se o technickou limitaci našeho systému, ne o náš záměr.

Doporučujeme si do mobilního telefonu nastavit přístup do školní mailové schránky. Budete díky tomu informováni notifikacemi o nově příchozích mailech. Pro Android i Apple iOS k tomu můžete využít aplikaci Outlook, případně použít integrované aplikace Gmail nebo Apple Mail. Návod na instalaci aplikace Outlook na mobilní telefon naleznete zde.

Co se stane, když si přesměrování nastavím znovu i poté co mi bude automaticky zrušeno?

Znovunastavené přesměrování nebude funkční, systém mail nepřepošle, a navíc informuje odesílatele, že se mail zaslaný na vaši školní adresu nepovedlo přeposlat na vaši adresu mimo AMU. Takové oznámení může být pro odesílatele matoucí, proto nedoporučujeme snažit se nastavit si znovu přesměrování.

Mám nastaveno přesměrování na jiný firemní mail s vysokou úrovní zabezpečení, můžete mi přesměrování ponechat funkční?

Náš mailový systém rozlišuje pouze mezi našimi vnitřními adresami (všechny domény AMU) a všemi vnějšími adresami mimo AMU, ať už jsou soukromé, firemní nebo jiných institucí. Zakázání přesměrování je tedy v systému nastaveno na všechny vnější adresy mimo AMU, což zahrnuje i adresy firemní.

Hlavním důvodem tohoto opatření je zajištění bezpečnosti a ochrany informací. Přesměrování na vnější adresy představuje například riziko, že se data zaslaná z pohledu odesílatele pouze naší škole dostanou bez jeho vědomí automatizovaně do jiné organizace. I kdybychom věřili, že by daná organizace s těmito daty nakládala zodpovědně, z pohledu zákonů i kyberbezpečnosti to na problematice nic nemění.

Často dostávám ze školní mailové adresy přeposlaný spam, jsou tedy školní mailové systémy opravdu bezpečnější?

Přesměrování doručeného mailu se uplatňuje ještě před bezpečnostní kontrolou tohoto mailu - tedy nejprve dojde k přesměrování mailu do vaší schránky mimo AMU a až následně ho systém u nás zkontroluje a rozhoduje, jak s ním naloží ve vaší školní schránce. Proto je do vašich schránek přeposílán i spam, nicméně ve školní schránce byste ho ve většině případů našli správně označený ve složce Nevyžádaná pošta. A nebezpečné maily ani ve schránce nenajdete, protože jsou umísťovány do karantény.

Jaké pokročilé bezpečnostní funkce má školní mailový systém?

Systém umí například u všech adresátů zpětně odmazat mail, u kterého se až dodatečně zjistilo, že je nebezpečný (např. phishing), a zároveň informovat administrátory, že před provedením této akce již uživatel stihl otevřít nebezpečný odkaz v mailu. Dle povahy škodlivého mailu se pak můžeme s daným uživatelem proaktivně spojit a provést nápravná opatření, pokud došlo ke stažení nebezpečné přílohy nebo zadání přihlašovacích údajů do podvržených stránek.

Proč zůstává u studentů přesměrování povolené, když jde především o bezpečnost?

Studenti zpravidla nepřichází do styku s osobními údaji zaměstnanců ani ostatních studentů školy, ani nepoužívají svoje školní účty do jiných školních systému, ve kterých mohou měnit významná data.